Домой Развитие Похороны тайм-менеджмента или как грамотно управлять временем

Похороны тайм-менеджмента или как грамотно управлять временем

Старое понятие «управление временем» уходит в прошлое

Тайм-менеджмент мёртв. Он просто перестал работать, и его применение в работе в современных условиях становится бесполезным.2

В чем же причина

Ну, ещё одно или пару десятилетий назад вы могли запереться в своём офисе, или отключить телефон, и сфокусироваться на работе. Это было время, когда тайм-менеджмент ещё имел смысл, всё что вам нужно было сделать, это устранить отвлекающие факторы, и направлять свою работу, чтобы за сравнительно достаточный период времени решить необходимые задачи.

1Это время прошло навсегда. Все мы знаем, что на нас сваливается столько задач, что, даже увеличивая эффективность своей работы, мы не сможем решить их все. На электронную почту, порою, приходят сотни сообщений в день, и некоторые, а то и большинство из них, содержат необходимые инструкции – объём работ столь велик, что становится очень затруднительным их выполнение, даже следуя советам, которые предлагает тайм-менеджмент. Это виновник номер один: когда на вас сваливается работа и существует риск просрочки, всё начинает казаться безотлагательным. Это приводит к возникновению настоящих проблем.

Правила срочности

Когда актуальность становится бесконтрольной, это выносит нас из колеи. Кажущаяся срочность мешает продуктивной работе. Когда всё кажется безотлагательным, мы принимаем подсознательное решение:

«если нет разницы, какую работу мне следует выполнять дальше, ведь это всё очень срочно, я постараюсь выполнить всё так быстро, как смогу»

Мы начинаем делать всю работу подряд только потому, что она находится перед нами. Мы реагируем на электронное почтовое сообщение в верхней части почтового ящика просто потому, что это первое, что мы замечаем, или отвечаем на любые телефонные звонки и разговариваем долгое время. Мы чувствуем, что все эти действия обоснованы, потому что они выглядят в равной степени важными. После этого мы начинаем удивляться, почему в конце дня наша самая важная работа оказывается не завершённой.

Так как же управлять задачами в нашей богатой срочными делами среде?

Должны ли вы просто создать список приоритетов? Хорошо, у вас, вероятно, есть этот список приоритетных задач уже сейчас, не подкрадываются ли к вам подозрения, что он работает не так, как надо? Причиной является то, что в наше время, наше внимание притягивает к себе не значение, и даже не цели, но тот самый враг – срочность. Мы начинаем направлять на него всю нашу энергию. В результате, даже хорошо сжатый список приоритетов не может руководить нашей работой.

Итак, перейдём к решению! Начинайте с непосредственного управления срочностью. Для этого вам необходимо научиться выявлять и управлять так называемой «зоной срочности».

Три шага к управлению вашей зоной срочности

Далее будет описан новый подход к созданию списка дел. Автор статьи называет его Рабочим Мастерством Списка Дел. Он основан на выявлении зон срочности и дальнейшем управлении каждой зоной. Это обманчиво простой, но удивительно мощный способ. Для этого вам потребуется два листа бумаги. Следуйте дальнейшим инструкциям:

1. Создайте список критически важных сейчас дел

3В верхней части первой страницы напишите краткое описание каждой задачи, решение которой совершенно необходимо сегодня. Это может быть обсуждение отчёта, звонки ключевым клиентам или покупка чего-то важного в интернете. Составляя список, придерживайтесь следующих правил: записывайте только те вещи, которые не помешают вам уйти с работы вечером. Учтите, что это должен быть короткий список, и он не должен занимать больше верхней третьей части страницы.

Это ваша верхняя зона срочности. Этот небольшой список представляет собой перечень дел, о котором вы больше всего беспокоитесь в течение каждого дня, хотя он и будет постоянно меняться. Его точное, аккуратное и постоянное заполнение избавит вас от ненужных хлопот и позволит вам помнить о самых срочных вещах. Даже простая неясность в составлении списка критически важных дел, может иметь решающее значение на вашу эффективность. Поэтому, пусть ваш список будет свежим и точным, держите его на виду, проверяйте и приводите в порядок много раз в день и старайтесь выполнять эти вещи заблаговременно. Делая так, вы удивитесь, насколько хорошо вы можете снизить рабочий стресс и устранять риск возникновения ощущения беспричинной срочности, хорошо выполняя свою работу.

2. Создайте список возможных сейчас дел

4После создания списка критически важных на сегодня дел, определите зону возможных дел, это вторая зона срочности. Для большинства из нас это те задачи, которые нужно решить завтра или в ближайшие семь-десять дней. Это те задачи, которые мы могли бы сделать сегодня, если бы у нас была возможность – больше времени, ресурсов или просто вдохновения.

Списку возможных дел уделите две трети страницы, очертив первый список. Здесь могут содержаться все дела, которые нужно сделать на этой неделе, однако, в нём должно быть меньше 20 пунктов. Проверяйте список, по крайней мере, один раз в день, чтобы отметить те дела, которые становятся всё более срочными или на которые у вас появляется свободное время. Знайте, что эти задачи не требуют выполнения в срочном порядке, и могут быть решены по мере появления возможности.

3. Создайте список «загоризонтных» дел

5Пункты за пределами десяти дней или пункты, не относящиеся к двум верхним, входят в третью зону срочности. Назовём этот список списком «загоризонтных дел». Определите этот список на вторую страницу, если необходимо можете занять этим списком всё пространство страницы. Проверяйте список примерно раз в неделю. В ходе проверки, если уровень срочности дела повышается, перемещайте его в колонки выше.

Это будет список дел «вне видимости вашего разума». Вам нет необходимости смотреть на него часто, но вы должны иметь его под рукой. Наличие списка задач долгосрочного характера, подкреплённого надёжным циклом обзора, позволит вам расслабиться, зная, что вы можете заботиться об этих задачах лишь раз в неделю, во время их пересмотра. Остальное время вы будете чувствовать себя более уверенно.

Теперь вы можете контролировать срочность и работать над своими важными задачами.

Вот и всё! Отныне у вас есть новый список задач. Использовать этот список удивительно просто и невероятно эффективно. С этими двумя страницами списка вы знаете об относительной срочности всех своих дел, которые всегда лежат у вас под рукой, и соответственно срочности этих дел, вы можете направлять на них свою энергию и внимание. И самое главное, срочные дела всегда находятся у вас под контролем, и вы можете найти время для важных задач и целей.